Les logiciels de gestion de spa se sont longtemps limités à de « supers plannings ». Cela a conduit un certain nombre de spas à privilégier un Google Agenda gratuit car l’investissement mensuel nécessaire pour ces logiciels ne semblait pas justifié. Aujourd’hui, les bénéfices d’un logiciel spa dépassent la simple fonction d’agenda. Bien choisis et surtout bien utilisés, ils permettent vraiment de fluidifier votre fonctionnement en interne (et diminuer la charge mentale des équipes) tout en enrichissant l’expérience de vos clients et en dynamisant votre chiffre d’affaires.
7 bonnes raisons de choisir un logiciel Spa spécifique
Raison n°1 : prendre des rendez vous dans le planning…et les sécuriser en quelques clics
La première fonctionnalité du logiciel spa est la prise de rendez vous. L’intérêt d’un logiciel spécialisé est de pré-paramétrer la durée des rendez-vous, pauses incluses, de définir les ressources dont vous avez besoin pour chacun de ces soins et la cabine nécessaire (ex : cabine avec douche s’il s’agit d’un enveloppement à rincer.) Cela vous évitera par exemple de prendre un gommage si votre seule cabine avec douche n’est pas disponible ou de prendre un rendez vous parce qu’une de vos cabines est disponible mais à un moment où vous n’avez plus de praticienne (ce sont des erreurs que nous avons toutes commises quand nous n’avions pas ces logiciels…)
Le second avantage est de pouvoir sécuriser vos rendez-vous en paramétrant l’envoi automatique pour chaque réservation d’un mail de confirmation immédiat puis d’un mail de rappel 48h avant la date du rendez-vous. Objectif: limiter les no-shows en offrant la possibilité d’annuler, par simple retour de mail. Cela vous permet dans la foulée de le ré-ouvrir à la vente. Attention : cela ne sécurise pas à 100% votre CA si vous n’incluez pas de prépaiement (puisque le client peut ne pas annuler et quand même ne pas se présenter le jour même) mais cela permet de le limiter. De plus, grâce à l’adresse e-mail de votre client vous pouvez l’identifier et lui re-proposer d’autres offres identiques.
Raison n°2 : accélérer les inventaires de fin de mois
Sur la plupart des logiciels spa, vous avez la possibilité de saisir vos quantités par produits en stock, qu’il s’agisse de produits retail ou cabine. En prenant le temps de rentrer vos produits avec vos prix dans votre logiciel, vous pouvez économiser un temps précieux pour vos inventaires et les sécuriser. Et pour cela deux configurations possibles si vous êtes un spa hôtelier.
Configuration 1 : votre logiciel spa sert de logiciel de caisse
Cela signifie que vous faites « rentrer » les paiements dans votre logiciel. Ce n’est pas toujours le cas car, pour des raisons de comptabilité unique, les encaissements réalisés par le spa sont intégrés dans les encaissements de l’hôtel. Ainsi le logiciel de caisse unique est le PMS, c’est-à-dire le logiciel de gestion de l’hôtel. Si votre logiciel spa n’est pas interfacé avec ce PMS (c’est-à-dire si les montants saisis dans votre logiciel spa ne remontent pas en automatique dans le PMS), alors il ne sera pas votre logiciel de caisse « officiel ».
Par contre, je vous conseille quand même de passer les ventes de soins et de produits dans votre logiciel Spa comme si c’était votre logiciel de caisse (c’est-à-dire en facturant vos soins et ventes produits en cliquant sur « encaisser » puis sur le moyen de paiement adéquat et sur Valider/OK/Payer) Cela vous permettrade suivre votre chiffre d’affaires et surtout de notifier informatiquement la sortie de stock d’un produit retail. Ainsi, votre stock est à jour en temps réel et le jour des inventaires, vous n’avez pratiquement rien à compter (à l’exception des quantités restantes dans les produits cabine entamés).
De la même façon les produits Cabine prélevés de votre stock seront bien « enlevés » du stock informatique dans votre logiciel spa dans un même souci de gain de temps pour les inventaires. C’est nettement plus pratique et plus sûr, si c’est bien fait, qu’un inventaire manuel qui sera peut-être commencé par une personne de l’équipe, interrompu pour partir en soins, repris plus tard par une autre personne, etc….)
Configuration 2 : votre logiciel spa n’est pas votre logiciel de caisse
Dans ce cas la question ne se pose pas puisque vous avez l’obligation de re-saisir toutes vos ventes (soins, produits et abonnements) dans votre logiciel de caisse.
Raison n°3 : suivre ses indicateurs clés pour piloter sa rentabilité
En encaissant toutes vos ventes de soins, produits, abonnements, dans votre logiciel spa, vous pourrez ainsi retrouver de façon simple un maximum de chiffres pour calculer vos indicateurs :
- CA Soins, CA Produits, CA Abonnements par durée choisie
- Top 10 des produits vendus ;
- Ventes par praticiennes ;
- Nombre de soins par praticienne et leur taux d’occupation;
- Taux d’occupation cabines (utile pour (re)sizer son équipe sur certaines périodes)
- Typologies de soins réalisés sur une période choisie.
Vous trouverez ces chiffres dans la quasi-totalité des logiciels spa.
Certains logiciels spa vous permettront de noter pour chaque client s’il s’agit d’un client extérieur ou d’un client hôtel. Vous pourre décider des actions à mettre en place auprès d’une clientèle cible ou d’une autre.
Raison n°4 : Parfaire sa connaissance du client pour affiner l’expérience offerte
Lorsque vous souhaitez prendre un rendez vous en ligne, les logiciels spa vous demandent de saisir le nom, le prénom du client et un moyen de les contacter (numéro de téléphone ou mail.) Certains logiciels vont au-delà et vous permettent de noter des informations plus précises telles que la nationalité, le contexte du séjour (business ou vacances), l’origine géographique, ses préférences en terme de soin… Si ces données sont saisies correctement, aux endroits prévus à cet effet, vous avez les moyens de créer une base de données clients de qualité. Cele-ci vous permettra d’offrir aux clients qui rebookent une expérience de qualité, conforme à ce qu’ils aiment et dont ils se souviendront. Sans oublier la possibilité de créer des emailings avec des offres parfaitement ciblées sur leur besoin.
Raison n°5 : générer du chiffre d’affaires même pendant vos horaires de fermeture
La quasi-totalité des logiciels spa vous proposeront une fonctionnalité de réservation en ligne à l’aide d’un « widget » (sorte de « bouton clickable ») que vous viendrez mettre sur votre site web. Lorsque vos clients viendront sur votre site, ils pourront non seulement consulter la carte des soins mais aussi réserver leurs soins. Ce qui apparaîtra en ligne sera l’exacte copie de votre agenda en horaires disponibles. Ainsi, vos clients pourront booker, sans avoir à vous appeler ou à appeler l’hôtel, un soin. La valeur ajoutée de cette fonctionnalité est énorme car le phénomène de réservation en dernière minute en spa, à n’importe quelle heure, la veille pour le lendemain, est une tendance forte.
Si en plus vous associez à votre logiciel spa un lien de paiement (abonnement supplémentaire avec un opérateur de paiement à prévoir en plus de celui de votre logiciel spa mais coût relativement minime), vous pouvez effectuer une prise d’acompte en ligne et ainsi sécuriser complètement ces réservations. Le bénéfice de CA sera immédiat et pourra éviter la perte de rendez-vous liée à des appels en dehors de vos horaires d’ouverture qui arrivent à la Réception de l’hôtel à un moment de forte fréquentation et auxquels on n’aura pas répondu.
Raison n°6 : inculquer aux clients des codes de l’hôtellerie encore peu présents dans l’univers du spa
Les no-shows sont encore nombreux dans notre profession. Seul moyen de dissuasion : les pré-paiements. Ces derniers restent compliqués. En effet, lorsque vous prenez des réservations par téléphone, si vous voulez prendre un acompte, vous devez inscrire le rendez-vous dans votre planning, raccrocher avec votre interlocuteur, lui générer un lien de paiement que vous lui envoyez par email, attendre la confirmation du fait que le paiement a été effectué et noter le rendez-vous en « confirmé ». (ATTENTION : la prise de n° de carte bancaire par téléphone n’est pas légale!) Ce process est relativement « long » si on considère le nombre de réservations réalisé chaque jour. De plus il demande plusieurs interventions de votre part. Mais il est essentiel car il sécurise vos réservations et inculque aux clients du spa l’idée selon laquelle pré-payer tout ou partie d’un soin est « normal » pour préserver le bon fonctionnement économique d’un Spa.
Si vous mettez en place, avec votre logiciel spa, une réservation en ligne avec paiement d’acompte, la réservation ne sera pas validée sans le paiement de l’acompte. Donc votre réservation est sécurisée et en plus vous n’avez pas besoin d’y revenir plusieurs fois : si elle s’est inscrite dans votre agenda, c’est qu’elle est partiellement payée. Vous pouvez également faire pré-payer l’intégralité du soin. Là aussi, bénéfice immédiat pour votre chiffre d’affaires!
Raison n°7 : gérer au mieux les bons cadeaux
Tous les logiciels spa ne permettent pas la gestion des bons cadeaux. Mais ceux qui le font offrent la possibilité de générer un bon cadeau depuis leur plateforme, de le personnaliser à l’image de votre spa, de le générer et de l’envoyer par mail à client. Lors de la création, le système lui attribue automatiquement un n° de bon cadeau et incrémente la liste de vos bons cadeaux. Vous savez ainsi, en version informatique, qui vous a acheté un Bon Cadeau pour qui, de quel montant, quand et pour quelle date de validité. Quand le/la client(e) vient au spa le consommer, vous pouvez le solder entièrement ou partiellement, tout cela de façon totalement informatisée. Le gain de temps, d’énergie et surtout le risque d’erreur quasi nul sont de vrais atouts.
Enfin, choisir un logiciel de gestion de spa spécifique, c’est aussi montrer à votre spa manager que son métier compte et mérite cet outil et l’investissement financier qu’il représente. Cela relève à la fois de la délégation et du management et en termes de retours sur investissement potentiels, ça n’a pas de prix !
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