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Quand faire appel à une Spa manager free-lance ?

Management Spa hôtelier / 16.05.2018

Faut-il faire appel à des praticiennes en free-lance pour assurer la rentabilité de votre spa hôtelier ?
Qualité du service, maîtrise des coûts, flexibilité, réactivité…. Les problématiques sont nombreuses et diffèrent selon le type d’établissement (saisonnier ou à l’année), sa localisation (montagne, ville, bord de mer…) et sa taille (nombre de cabines).

Revue des points de vigilance.

Réduire les charges de personnel

Dans le business model d’un spa, les charges de personnel représentent un coût important. Recruter
ou non une praticienne supplémentaire constitue donc un véritable choix stratégique.
En effet, si ce recrutement ne s’accompagne pas d’une augmentation des ventes de soins et de produits, la charge de travail des praticiennes déjà en poste est « diluée » entre ces dernières et la nouvelle recrue, d’où une diminution de l’activité par personne et donc une baisse du taux d’occupation praticienne… et de la rentabilité du spa. C.Q.F.D !
Dans ces conditions, certains exploitants de spa ou spa managers ont recours à des praticiennes free-lance.

Les praticiennes spa Free-Lance

Ces dernières sont des professionnelles indépendantes, disposant de leur propre structure d’encaissement (société, autoentrepreneurs…) et payées au soin réalisé.
La spa manager sollicite des free-lance quand elle a une demande de soin qu’elle ne peut pas honorer avec sa propre équipe.
Si la free-lance est disponible, elle réalise la prestation dans le respect des protocoles de soins du spa.
Une fois le(s) soin(s) réalisé(s), la ressource free-lance envoie une facture de prestations au spa.
Elle touche ainsi un pourcentage des soins réalisés. Il peut varier approximativement entre 50% et 70% du prix TTC des soins réalisés, selon les conditions contractuelles établies entre la free-lance et le spa.

spa-manager-free-lanceRecourir à un personnel free-lance : avantages et des inconvénients

Les + : la maîtrise des charges.

Le spa ne rémunère la free-lance uniquement si elle réalise un soin. En d’autres termes, le spa ne peut perdre d’argent quand il emploie une free-lance. Certes, il gagne moins que si ce soin était réalisé par une salariée : le pourcentage rétrocédé est plus important que le salaire de la praticienne chargé.
Toutefois, le pourcentage du prix du soin non rétrocédé à la free-lance reste acquis. Il sera comptabilisé en chiffre d’affaires.
Ajoutons que la prestataire free-lance est, en général, une praticienne expérimentée. Elle est donc très vigilante à donner le meilleur d’elle-même, tant dans la qualité du soin que dans la prise en charge client (ponctualité, tenue et savoir-être irréprochables…)

Les – : le manque de disponibilité

L’inconvénient majeur est, logiquement, le manque de réactivité du système.
Par principe, la free-lance travaille pour plusieurs spas qui les sollicitent souvent sur les mêmes périodes : week-ends, vacances scolaires pour les spas de montagne ou de bord de mer…
Les « bonnes » praticiennes sont rapidement bookées et il devient compliqué de répondre à la demande client.
La free-lance, ne pouvant répondre favorablement qu’à un seul client par heure et désireuse de sécuriser son chiffre d’affaires, ira au plus réactif.
De plus, dans certains cas (notamment lorsque les free-lances ne sont pas intégrées lors des formations produits et soins de la marque utilisée dans le spa), les protocoles de soins peuvent ne pas être maîtrisés par la free-lance. Les clientes habituées d’une marque peuvent sortir du soin déçues ou déboussolées. Et les marques apprécient peu ce bad buzz…

Quand recourir une spa manager free-lance ?

Voici 2 critères majeurs

– la saisonnalité et le rythme de fréquentation :

un de mes clients spa de Chamonix m’a demandé de travailler sur la pertinence de recruter ou non, en saison hiver, une spa praticienne supplémentaire.
Le spa dispose de 3 cabines ; son équipe se compose de 3 spa praticiennes, d’une apprentie en brevet professionnel et d’un spa manager qui ne pratique pas de soins.
Le spa est ouvert 7 /7 en saison, de 10h à 20h. Compte tenu des jours de congés de chacune et de l’amplitude horaire, cette seule équipe ne suffit pas à « remplir » les 3 cabines même si la demande client est existante, notamment la semaine entre Noël et Nouvel An et sur les vacances scolaires de février.
En regardant les taux d’occupation cabine des précédentes années, nous avons ainsi pu identifier les périodes fortes en demande client et insuffisantes en ressources de spa praticienne. Nous avons ainsi constaté qu’effectivement, sur ces périodes, nous pouvions occuper une praticienne supplémentaire pour éviter l’insatisfaction client et une perte de chiffre d’affaires.
Un CDD ponctuel de 20h/ semaine est trop contraignant. Décision a donc été prise de bloquer une free-lance sur ces périodes en lui sécurisant un certain nombre d’heures.
En d‘autres termes, sur les heures en question, que la freelance réalise des soins ou non, elle est payée. Cela permet à l’hôtelier de garantir la disponibilité d’une praticienne supplémentaire sur les périodes où la demande est forte et de négocier un pourcentage de rétrocession à la free-lance plus favorable pour lui compte tenu du volume de travail proposé.
Bien sûr la free-lance est libre de négocier mais pour cette dernière, plusieurs heures d’affilée en un même lieu lui permet d’optimiser ses coûts et temps de déplacement.
L’hôtelier, la free-lance… et surtout le client sont ainsi gagnants.

– la date de création du spa :

L’ouverture d’un spa est un challenge financier important.
La maîtrise des coûts est essentielle, notamment lors des 2 premières années d’exploitation.

S’appuyer sur une praticienne salariée unique dans un premier temps, avec l’intervention d’une free-lance de façon ponctuelle vous permet de ne pas refuser de demandes clients tout en vous laissant les moyens financiers de mener des actions commerciales.

Cet argent sera ainsi utilisé de façon plus judicieuse que pour salarier une deuxième praticienne qui serait occupée 30% de son temps…

spa-manager-free-lanceComment s’assurer de free-lances de qualité ?

Avoir des free-lances de qualité signifie que le client ne doit pas faire la différence entre l’expérience qu’il vit avec vos propres praticiennes ou avec une free-lance.
Pour cela, quelques conseils simples à mettre en œuvre :

– Prenez autant de temps pour les recruter que pour recruter votre propre équipe :

Trop souvent, la recherche de free-lances se fait en dernière minute, en appelant des consœurs esthéticiennes ou spa managers pour savoir si elles ne connaissent pas des free-lances ou des personnes qui elle-même connaîtrait de bonnes praticiennes qui seraient disponibles demain ou pour dans 3 heures (ça s’est vu….)
Or un bon réseau de praticiennes, cela se crée.

Donnez envie à ces praticiennes de faire partie de votre équipe et de travailler pour vous en les recrutant en amont, en les rencontrant, en leur proposant un contrat de collaboration, en identifiant les soins où elles excellent, les protocoles de marques qu’elles maîtrisent, ce qu’elles aiment faire….

Vous avez beaucoup plus de chances d’avoir des réponses définitives lorsque vous les solliciterez dans l’urgence !

– Formez vos free-lances aux produits, marques et protocoles, mais également au savoir-être et à l’étiquette de votre spa :

vous maîtriserez ainsi la qualité de l’expérience que recevra votre cliente.

– Ne faites pas l’économie d’une tenue :

certes, les free-lances ont leur propre tenue professionnelle, mais n’hésitez pas à leur « imposer » la couleur de pantalon et à commander quelques vestes supplémentaires afin que leur apparence soit exactement identique à celle de votre équipe.

– Soyez « corrects » dans le paiement de leurs honoraires

Vous appréciez qu’elles vous confirment rapidement leur disponibilité pour un soin, rendez-leur la pareille en réglant leurs factures d’honoraires dans les plus délais prévus.
La freelance n’est pas responsable de vos problèmes de trésorerie…

– Fidélisez vos free-lances :

Trop de responsables font appel à des free-lances pour une heure isolée au milieu du planning.
La praticienne assume des horaires de trajet aller et retour pour une heure de prestation donc être peu rémunératrice : sans intérêt…
Cela fait 3 fois que vous faites appel à cette free-lance pour 1 heure de prestation et elle accepte systématiquement sans rien dire ? La 4e fois, proposez-lui 2 heures de prestation même si pour la 2e heure, vous avez une praticienne disponible.
Votre employée appréciera de souffler 1 heure tandis que votre free-lance, elle, sera heureuse de ce chiffre d’affaires supplémentaire !

Article rédigé par Florence Kowalski et paru pour la première fois dans « Spa De Beauté » 

Pour aller plus loin, contactez Florence Kowalski

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